学校各院系：

毕业生档案长期遗留在学校档案馆对其个人和原就读院系均造成不良影响，现就我校往届毕业生档案遗留情况向各院系予以告知。

根据统计，目前遗留在档案馆的历届本硕博毕业生档案共计约1.41万卷（每位毕业生档案为一卷），其中2012-2022届毕业生遗留档案5700余卷（各院系遗留数量见附件）。

一、毕业生档案遗留的成因

（一）毕业时，有部分毕业生因就业单位不确定、境外留学等原因经院系同意将档案暂留学校，但后续未联系学校解除缓寄或改派档案。该类占比百分之九十以上。

（二）部分毕业生在毕业派遣信息登记时填报的档案转寄信息不准确，导致档案转递失败或退回。

二、毕业生档案遗留在校造成的问题

（一）严重影响毕业生对档案的利用。根据相关规定，高校档案馆对已毕业学生档案不具有法定的保管权责，无法提供查询、利用、证明等档案服务，也无法通过档案对毕业生的转正定级、社保认定等提供支持。

（二）导致原就读院系的连带责任。根据《流动人员人事档案管理服务规定》，学校不应保管流动人员档案。遗留档案当事人违法违纪的，原就读院系可能承担连带责任。

三、为逐步解决档案遗留问题，积极推动既往遗留档案的转出，特向各院系提出相关建议

（一）加强毕业转档工作的宣传教育，做到毕业时档案应转尽转。根据《国务院办公厅关于进一步做好高校毕业生等青年就业创业工作的通知》（国办发〔2022〕13号）第十二条的规定，“高校要及时将毕业生登记表、成绩单等重要材料归入学生档案，按照有关规定有序转递。到机关、国有企事业单位就业或定向招生就业的，转递至就业单位或定向单位；到非公单位就业的，转递至就业地或户籍地公共就业人才服务机构；暂未就业的，转递至户籍地公共就业人才服务机构”。尤其需向毕业生普及，择业期认定、两年应届生身份认定、毕业后考研、毕业后以应届生身份考公等，一律不要求毕业生档案保留在原毕业学校，毕业生档案均应及时转递至规定的档案保管机构。

（二）主动联系档案遗留的往届毕业生，敦促其及时办理档案转递。档案馆自2021年7月开通网上寄档服务以来，以便捷的工作方式服务了大量校友，已办结往届毕业生遗留档案转递业务三千多件。建议学院利用校友联络平台主动联系往届毕业生，告知档案遗留情况并敦促其利用网上服务平台及时转出档案。

以下为往届毕业生网上办理遗留档案转递方式（二选一）：

1.手机端关注微信公众号“华中科技大学档案馆”，进入“档案业务”中的“网上服务”平台，申请“学生档案寄送”。

2.电脑端登陆“华中科技大学档案馆”官网，进入“服务利用”中的“网上服务”平台，注册用户后，申请“学生档案寄送”。

往届毕业生档案遗留在馆的具体名单可联系档案馆人事档案室调取。

档案馆

2023年4月10日

信息来源：华中科技大学档案馆

原文链接：http://one.hust.edu.cn/dcp/forward.action?path=/portal/portal&p=pimShow&id=454d7a363a07428d83ca9b387d1914d7